Świadczenie usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii

Świadczenie usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii w ramach bieżących potrzeb Biura KRRiT. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji oraz warunki i sposób jego wykonania zawarte są w PPU stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ.

1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii w ramach bieżących potrzeb Biura KRRiT.

2) Zakres Przedmiotu Umowy realizowanego przez Wykonawcę obejmuje:

1) obsługę korespondencji przychodzącej i będącej w dyspozycji Zamawiającego w zakresie wprowadzania danych do systemu Elektronicznego Obiegu Spraw i Dokumentów (system Zamawiającego dot. obiegu dokumentów, w skrócie EOSiD), łącznie z rejestracją i skanowaniem dokumentów,

2) wykonywanie innych czynności biurowych na polecenie Zamawiającego, w tym:

a) przygotowywanie pism i e-maili,

b) obsługę urządzeń kopertujących, kserokopiarek, drukarek, faksów, bindownic i skanerów,

c) wyszukiwanie, kompletowanie, układanie, rozkładanie, opisywanie istniejącej dokumentacji Zamawiającego oraz zakładanie teczek na sprawy,

d) obsługę sekretarsko-asystencką,

3) obsługę infolinii, w ramach której Wykonawca zapewni przeszkolonych pracowników do obsługi infolinii. Obsługa infolinii polega na telefonicznym udzielaniu informacji oraz odpowiedzi na pytania i skargi, w tym w sprawach opłat abonamentowych za używanie odbiorników radiofonicznych i telewizyjnych, w szczególności udzielania informacji w zakresie kompetencji Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji oraz operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. z dnia 26 kwietnia 2022 r. (Dz.U. z 2022 r. poz. 896), określonych w przepisach ustawy z dnia 21 kwietnia 2005 r. o opłatach abonamentowych (tj. z dnia 17 września 2020 r. (Dz.U. z 2020 poz. 1689 ze zm.). Wykonawca przygotuje w porozumieniu z Zamawiającym scenariusz rozmowy,

4) sporządzanie raportów, sporządzanie inwentaryzacji lub katalogowanie dokumentacji będącej w posiadaniu Zamawiającego.

3) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji oraz warunki i sposób jego wykonania zawarte są w PPU stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ.

4) Wykonawca będzie realizował zamówienie w miarę bieżących potrzeb Zamawiającego, na zasadach określonych w PPU. Zamawiający szacuje zapotrzebowanie dzienne na poziomie nie mniejszym niż 12 osób i nie większym niż 20 osób delegowanych przez Wykonawcę do świadczenia usług dziennie, z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.

5) W przypadkach pilnej potrzeby po stronie Zamawiającego wykonawca zobowiązany będzie zapewnić dodatkowe osoby do realizacji usług w liczbie niemniejszej niż 1 osoba. Wykonawca podaje w ofercie informację jaką liczbę osób będzie w toku realizacji zamówienia mógł delegować do realizacji usług w trybie pilnym, tj. w sposób określony w § 5 ust. 7 PPU. Ponadto, Wykonawca zobowiązany jest określić w ofercie, w dniach roboczych, wyprzedzenie czasowe, jakie musi Zamawiający uwzględnić zwracając się do Wykonawcy o skierowanie dodatkowych osób do realizacji usług. Zamawiający wymaga by ww. termin zgłoszenia był nie dłuższy niż 5 (pięć) dni roboczych. Liczba dodatkowych osób, które będzie wykonawca delegował do realizacji usług na zgłoszenie Zamawiającego określone w § 5 ust. 7 PPU, a także skrócenie terminu wymaganego wyprzedzenia czasowego dla takiego zgłoszenia podlegają ocenie ofert na zasadach określonych w Rozdziale III pkt 4 SWZ.

6) Zamawiający przewiduje skorzystanie z prawa opcji o którym mowa w art. 441 ustawy Pzp w maksymalnym wymiarze 12 miesięcy – 40.160 roboczogodzin.

7) Zamówienie objęte prawem opcji polega na: świadczeniu usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii w ramach bieżących potrzeb Biura KRRiT na warunkach zawartych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, opisie wymagań zamawiającego w zakresie realizacji oraz warunkach i sposobie jego wykonania zawartych w PPU stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ.

1) Zamawiający przewiduje skorzystanie z prawa opcji o którym mowa w art. 441 ustawy Pzp w maksymalnym wymiarze 12 miesięcy – 40.160 roboczogodzin.

2) Zamówienie objęte prawem opcji polega na: świadczeniu usług w zakresie obsługi biurowej oraz infolinii w ramach bieżących potrzeb Biura KRRiT na warunkach zawartych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, opisie wymagań 3amawiającego w zakresie realizacji oraz warunkach i sposobie jego wykonania zawartych w PPU stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ.

4) Z faktu, iż warunki świadczenia usług, będących zamówieniem objętym prawem opcji objęte są opisem przedmiotu zamówienia oraz załącznikiem nr 1 do SWZ, nie należy wyciągać wniosku, iż zamówienie objęte prawem opcji wchodzi w podstawowy zakres zamówienia.

5) Prawo opcji jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji umowy. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.

6) Z prawa opcji Zamawiający może skorzystać w okresie 12 miesięcy licząc od dnia zakończenia wykonywania zamówienia podstawowego. Warunkiem skorzystania z prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego pisemnego oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania z prawa opcji w terminie 30 dni przed przewidywanym uruchomieniem prawa opcji. W oświadczeniu tym zostanie wskazany przynajmniej termin uruchomienia opcji oraz okres świadczenia przedmiotu Umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do jednego lub kilkukrotnego składania oświadczenia woli w przedmiocie skorzystania prawa opcji.

7) Jeśli umowa nakłada na Wykonawcę obowiązki związane z realizacją zamówienia objętego prawem opcji, wiążą one Wykonawcę z chwilą złożenia oświadczenia, o którym mowa w pkt 6 powyżej.

Termin realizacji zamówienia - 24 miesiące od daty wejścia umowy w życie, w tym: zamówienie podstawowe – 12 miesięcy od daty wejścia umowy w życie zgodnie z postanowieniami PPU, chyba, że wcześniej zostaną wyczerpane środki, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 1 Umowy, co jest równoznaczne z wygaśnięciem Umowy, chyba że Zamawiający skorzysta z prawa opcji - 12 miesięcy zamówienie w ramach prawa opcji

Zamawiający nie określa szczegółowych warunków w tym zakresie.

W zakresie sytuacji ekonomicznej wykonawca zobowiązany jest wykazać, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną w wysokości minimum 1 000 000,00 zł (słownie: jeden milion złotych);

W celu potwierdzenia spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu Wykonawca złoży dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia w wysokości minimum 1.000.000,00 zł,

Ponadto, Zamówienie może zostać udzielone wykonawcy, który:

1.nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1, a także art. 109 ust. 1 pkt 4), 5), 7)-10) ustawy Pzp,

2.nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego(Dz. U. z 2022 r., poz. 835),

3.nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 5k rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/576w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2022/576.

W zakresie zdolności technicznej i zawodowej Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie – wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie co najmniej dwie usługi polegające na obsłudze biurowej, przy czym:

a) każda z nich trwała co najmniej 6 miesięcy. W przypadku usługi, której wykonywania jeszcze nie zakończono, Zamawiający uzna spełnienie warunku, gdy dotychczasowy okres świadczenia usługi będzie nie krótszy niż 6 miesięcy,

b) wartość każdej z usług wynosiła co najmniej 1 000 000,00 zł brutto (słownie: jeden milion złotych).

Uwaga:

- przez jedną usługę, Zamawiający rozumie jeden kontrakt (umowę);

- w przypadku usług będących w trakcie wykonywania, wymagania odnośnie: zakresu i wartości wykonywania danej usługi, dotyczą części umowy już zrealizowanej (tj. od dnia rozpoczęcia wykonywania usługi do upływu terminu składania ofert) i te parametry (zakres, wartość) Wykonawca zobowiązany jest podać w wykazie usług;

- w przypadku, gdy wartość zamówienia (umowy/kontraktu) jest określona w innej walucie niż w złotych polskich, Zamawiający dokona przeliczenia tej wartości na złote polskie na podstawie średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonych w Tabeli Kursów Narodowego Banku Polskiego (NBP) na dzień opublikowania Ogłoszenia o Zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeżeli w dniu publikacji Ogłoszenia o Zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (DUUE) nie będzie opublikowany średni kurs walut przez NBP Zamawiający przyjmie kurs przeliczeniowy z ostatniej opublikowanej Tabeli Kursów NBP przed dniem publikacji ogłoszenia o zamówieniu w DUUE.

W celu potwierdzenia spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu Wykonawca złoży wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.

Ponadto, Zamówienie może zostać udzielone wykonawcy, który:

1. nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1, a także art. 109 ust. 1 pkt 4), 5), 7)-10) ustawy Pzp,

2. nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego(Dz. U. z 2022 r., poz. 835),

3. nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 5k rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/576w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2022/576.

Projektowane postanowienia umowy stanowią załącznik nr 1 do SWZ. Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją przez wykonawcę projektowanych postanowień umowy.

Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, na podstawie art. 449 i nast. Ustawy Pzp zobowiązany będzie do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, najpóźniej przed wyznaczonym przez Zamawiającego terminem zawarcia umowy, w wysokości 5% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

Oferty zostaną odszyfrowane i otwarte za pośrednictwem Platformy:

https://krrit.eb2b.com.pl

W przypadku wystąpienia awarii systemu teleinformatycznego, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.

Zamawiający poinformuje o zmianie terminu otwarcia ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

1. W związku z zastosowaniem procedury, o której mowa w art. 139 ustawy Pzp, Zamawiający nie wymaga złożenia wraz z ofertą oświadczenia w postaci Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ). Złożenia tego oświadczenia, zgodnie z informacjami określonymi w Załączniku Nr 4 do SWZ, Zamawiający będzie żądać od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.

2. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć poniższe dokumenty i oświadczenia:

1)Oświadczenia wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia dotyczące przesłanek wykluczenia według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 10 do SWZ;

2)Oświadczenia wykonawców występujących wspólnie (konsorcjum), w których Wykonawcy wykażą, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, zgodnie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do SWZ (jeśli dotyczy);

3)Oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby dotyczące przesłanek wykluczenia według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 9 do SWZ (jeśli dotyczy);

4)Zobowiązanie podmiotu udostępniającego Wykonawcy zasoby na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w przypadku wykonawcy, który wykazując spełnienie warunków udziału w postępowaniu, polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, o tym, których warunków dotyczą udostępniane przez inne podmioty zasoby (jeśli dotyczy);

5)Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby - w przypadku polegania Wykonawcy na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, przygotowane zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku Nr 7 do SWZ (jeśli dotyczy);

6)Oświadczenie podwykonawcy dotyczące przesłanek wykluczenia według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 11 do SWZ (jeśli dotyczy);

7)Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy, o ile ofertę składa pełnomocnik, sporządzone w formie elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (pełnomocnictwo określające zakres umocowania, musi być złożone w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby udzielające pełnomocnictw, albo elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza);

8)Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowa o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy, stosownie do art. 58 ust. 2 Ustawy Pzp (jeśli dotyczy).

9)Oryginał dokumentu wadium, w przypadku składania wadium w innej formie niż pieniężna.

10)Wyjaśnienia uzasadniające zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa – jeśli dotyczy.

3.W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający zażąda złożenia przez Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona:

1)Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 Ustawy Pzp, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;

2)odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

3) Oświadczenia Wykonawcy potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania – JEDZ;

Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.

Środki ochrony prawnej przysługują na zasadach uregulowanych w Dziale IX ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 1129 ze zm.). Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.